גם חברות שמצויות בבעיות כלכליות לא ממהרות לוותר על אירועי חברה, כי הם חשובים ובעלי ערכים שמסייעים להצמיח את העסק מלמטה. אי לכך לקראת האירוע הבא מוטב להיערך כהלכה ולהפיק ממנו את המקסימום, ועל מנת להשיג זאת ראוי להבין כיצד מתנהלים בצורה נכונה – כיצד מארגנים אירוע בהצלחה. חושבים שאתם כבר מומחים בתחום? מוזמנים לבחון את עצמכם!

דגשים חשובים

• ראשית הפרדה – אין להיערך לאירוע חברה כפי שנערכים לאירוע פרטי, כי במקרה זה ישנה משמעות יתרה לתמהיל המשתתפים, לקונספט שמבקשים להעביר ולאיכות האירוע, וזאת כי בין היתר אירוע חברה מהווה הן כרטיס ביקור והן תמריץ יקר ערך – משמע אין מקום לטעויות. אי לכך גם אם עבור האירוע הפרטי שלכם לא שקלתם לברר לגבי השכרת ציוד מאתר PLAY MUSIC, הרי שעבור אירוע חברה חשוב לסגור היטב את כל הפינות, כולל פתרונות מתקדמים בתחום הגברה ותאורה.
• חשיבותה של הגדרה – גם אם בתוכנית נכללים נאומים, אוכל גורמה והרצאה מעניינת, עדיין מומלץ לעצור ולהגדיר נכונה מהו בדיוק הקונספט של האירוע. כך למשל חשוב להבין האם מבקשים לאחד בין העובדים, ליצור מוטיבציה, להעניק חיזוק חיובי, לחשוף מידע חדש, לעניין את המשקיעים, ליצור באז עסקי וכדומה. רק לאחר שהקונספט ברור הרבה יותר קל לגזור מהלכים יעילים.
• מסכימים על תקציב – יש דברים שהכרחי לבצע לפני כל ארגון של אירוע, וכך גם פה חובה להגדיר מראש מהו תקציב התקרה וממנו להוריד כ10%, וזאת כי תמיד צצים משתנים שדורשים תוספת.
• מיקוד המסר – לאחר שברורה מהי מטרת הערב, יש להבין כיצד מעבירים אותה בצורה הטובה ביותר. כך למשל אם מבקשים להעביר מסר מסוים, חשוב לבצע זאת באופן חלק וללא רעשי רקע, ובו זמנית באופן מעניין. שנדגים? אם מתוכנן פאנל של הרצאות, תוודאו שכל הרצאה תמציתית, בגובה העיניים ומרתקת, כי רצוי לזכור שאנשים לא יוצאים מהבית כ"כ מהר ובטח שהם אינם ששים להתרכז באינספור נאומים מייגעים בזמנם הפנוי. קצר וקולע הוא שם המשחק.
• תשקיעו – מי שעומד לארגן אירוע חברה מראש צריך להבין שהוא נדרש להעמיד רמה גבוהה, אחרת סך ההשקעה מיותרת. האירוע מעיד על איכות החברה וצריך לפנק כל אחד מהעובדים שטרח והגיע. מכאן שאין לזלזל במוטיבים הבאים: תאורה, עיצוב, אוכל ומיקום – כל פרט צריך להיות מחושב ומרשים.
• משווים ומעלים – לכל חברה ישנם מתחרים ועל כן אין להתעלם מהעובדה שמדובר בתחום מאוד תחרותי. אי לכך אין שום רע במעט ריגול תעשייתי, משמע שווה לבחון מה המתחרים עשו באירוע שלהם ובהתאם להרים את הרף. מדוע? הן בשביל להרשים והן בשביל להתייעל.

מבקשים עזרה?

לבסוף נציין שאם מרגישים מאוימים מסך הדגשים, או שאין זמן להתמסר לסך ההכנות, הרי ששווה לייעד חלק מהתקציב לחברה שמתמחה באירועי חברה, כך שמראש ניתן להיות רגועים ולצאת מרוצים.